Barion Pixel
Forside / Læringscenter / Brug af det centrale dokumentarkiv
Brug af det centrale dokumentarkiv
Central Document Archive er et intelligent arkiveringssystem, der giver dig mulighed for sikkert at samle alle dine juridiske dokumenter ét sted. Den avancerede søgefunktion gør det muligt at finde ethvert dokument på få sekunder. Du kan få adgang til det via menuen "Mine kontrakter" – et letforståeligt navn for arkivgrænsefladen. Kontrakter spores efter status, så du kan se, hvem der endnu ikke har underskrevet, hvor processen er gået i stå, hvem der har åbnet eller læst dokumentet, alt imens de fleste processer automatiseres for dig.
trin

I menuen Kontraktadministrator skal du vælge "Mine kontrakter" for at åbne grænsefladen til det centrale arkiv.

trin

Contract Manager-grænsefladen kategoriserer automatisk dokumenter i fire dynamiske sektioner, hvilket gør det nemt at spore status for hver sag. Hver sektion er farvekodet for bedre visuel skelnen.

trin

Udkast:
Her finder du ufuldstændige kontrakter, som du er begyndt på, men ikke har færdiggjort. Hvis der ikke er nogen udkast, forsvinder dette afsnit for at holde dit arbejdsområde overskueligt.

trin

Afventer godkendelse:
Dette afsnit indeholder dokumenter, du har modtaget fra andre, men endnu ikke har godkendt. Det vises kun, hvis der er elementer i det.

trin

Kontrakter, der afventer underskrift:
Dette afsnit viser alle dokumenter, der afventer underskrift, så du straks kan se, hvilke der stadig kræver handling fra dig eller dine partnere.

trin

Underskrevne kontrakter:
Dette afsnit indeholder endelige aftaler, der er underskrevet af alle parter.

trin

E-mail-sporingsfunktionen viser i realtid, hvilke af dine sendte kontraktmeddelelser der er blevet afvist, leveret eller åbnet af modtagerne. Dette giver dig mulighed for øjeblikkeligt at opdage leveringsproblemer eller bekræfte, hvornår din partner har set kontrakten, hvilket hjælper dig med at administrere kommunikationen mere effektivt.

trin

Dokumenter med et kommentarikon angiver, at der er feedbacknoter. Hvis du klikker på ikonet, åbnes de relaterede kommentarer til den pågældende kontrakt med det samme.

trin

Du kan tildele kontrakter dine egne interne tilpassede statusser og filtrere efter dem i søgeresultaterne. Dette giver dig mulighed for at spore og administrere interne arbejdsgange præcist.

trin

I listevisningen åbner du en kontekstmenu ved at højreklikke på en kontrakt. Her kan du hurtigt få adgang til vigtige handlinger (vise, kopiere, redigere eller slette), så du kan udføre almindelige opgaver uden at åbne selve dokumentet.

trin

Den hurtige søgefelt til fritekstsøgning giver dig mulighed for at indtaste et hvilket som helst nøgleord eller en hvilken som helst sætning, og systemet viser øjeblikkeligt matchende resultater fra titler, indhold eller partnerdata. Ved at åbne den detaljerede søgning udvides dine filtrerings- og visningsmuligheder — du kan forfine resultaterne efter skabelon, status, datointerval, intern etiket eller tilknyttet konto.

trin

Det flydende hurtigmenu i nederste højre hjørne giver dig mulighed for at oprette en ny kontrakt med et enkelt klik. Dette giver dig øjeblikkelig adgang til skabeloner og giver dig mulighed for at begynde at oprette dokumenter uden at skulle navigere gennem dropdown-menuer.